Embaucher un conférencier pour votre prochain événement ? Posez ces 6 questions avant de signer un contrat

L’année dernière, un cadre d’une entreprise technologique m’a demandé si je pouvais prononcer un discours lors de l’événement du groupe de ressources pour les employés. Je savais qu’il y avait des conférenciers qui étaient mieux alignés sur leur programme pour les femmes, alors j’ai gentiment laissé passer l’opportunité et envoyé plusieurs autres noms à la place. Je suis un allié, mais je n’étais pas non plus la bonne personne pour cette étape. Leur public méritait quelqu’un qui puisse parler d’une expérience vécue.

J’ai animé des centaines de conférences, d’ateliers et de retraites sur la santé mentale au travail, l’épuisement professionnel et les limites, la communication et les conflits pour des organisations comme Amazon, Hewlett-Packard Enterprise, LinkedIn et WebMD, mais je garde toujours une liste d’orateurs auxquels je recommande les organisateurs, car le bon orateur sert mieux tout le monde. Les sessions décevantes sont généralement dues à un bon orateur se tenant devant la mauvaise salle.

Les six questions suivantes vous aideront à décider ce que vous souhaitez réellement recevoir en échange de votre investissement dans une enceinte et comment vous assurer d’obtenir la bonne.

1. Qu’est-ce qui doit être différent lorsque les gens partent ?

Les organisateurs commencent généralement leur processus de planification d’événements en se concentrant sur un sujet. Je préférerais que vous commenciez par la question de savoir ce qui doit être différent lorsque les gens quittent la salle.

L’orateur qui rehausse le calibre professionnel de votre conférence n’est pas nécessairement celui qui redynamise une salle après le déjeuner. Si vous souhaitez simplement attirer des inscriptions avec un nom de renom comme Michelle Obama, c’est une chose, mais si vous souhaitez organiser un atelier qui donne aux managers des outils pratiques pour naviguer dans la santé mentale des employés, c’en est une autre.

Avant de présélectionner un conférencier en particulier, répondez à ces questions :

• Que souhaitez-vous que les participants fassent différemment après avoir quitté votre session ?
• Essayez-vous d’inspirer la salle, de lui apprendre quelque chose de nouveau ou de changer la façon dont les gens travaillent ?
• Cette session est-elle destinée à attirer des inscriptions ou à servir les personnes qui viennent déjà ?

Lorsque je demande à un organisateur à quoi ressemble le succès à ses yeux et que la conversation reste calme, je constate généralement qu’il n’est pas vraiment prêt à réserver un conférencier.

2. De quel type d’orateur ce public a-t-il besoin ?

Voulez-vous une expérience vécue, une profondeur académique ou quelqu’un qui fait le travail quotidiennement ? Ce sont trois haut-parleurs différents, mais les organisateurs les traitent comme interchangeables.

Une fois, j’ai parlé dans une université et il s’est avéré que le public voulait vraiment un universitaire. Ils étaient venus pour des recherches théoriques et évaluées par des pairs, et je me suis présenté en tant que praticien avec des outils et des exercices. En 10 minutes, je sentais que ma présentation n’était pas celle à laquelle ils s’attendaient.

La même réflexion s’applique à la diversité. Je demande à chaque organisateur qui d’autre prend la parole lors de son événement, et j’ai décliné les invitations qui m’auraient placé dans un panel entièrement blanc et entièrement masculin. Je pense que vos enceintes doivent refléter le public devant elles.

3. Que couvrent vos frais de parole ?

Les frais de parole varient généralement d’honoraires modestes à six chiffres. Ce que cela couvre est rarement évident de l’extérieur, mais il est d’usage d’inclure les appels avant l’événement, le travail de conception qui transforme ces appels en une véritable session, la journée elle-même et le débriefing qui suit. Je considère également les jours de déplacement comme des jours ouvrables, en particulier pour une retraite de plusieurs jours hors site ou pour le leadership.

La réputation de votre conférencier fait également partie de la manière dont votre événement est commercialisé. Les participants m’ont dit qu’ils s’étaient inscrits à une conférence parce qu’ils avaient vu mon nom sur l’ordre du jour. Les budgets de développement professionnel sont serrés et les responsables RH qui peuvent assister à une conférence par an choisissent régulièrement en fonction de la liste des conférenciers.

Pourtant, les organisateurs ont tendance à trop s’appuyer sur la visibilité publique lors du choix d’un orateur. Un large public sur les réseaux sociaux vous indique seulement que quelqu’un peut se vendre, ce qui est une compétence très différente de celle de retenir l’attention d’une salle pendant 90 minutes. Un livre à succès vous dit seulement qu’ils savent écrire. Ni l’un ni l’autre ne vous indique comment un orateur gère les questions qu’il ne voit pas venir.

4. Quelle part de cette session est construite pour nous ?

Un jour, j’étais assis parmi le public lors d’une conférence de l’industrie et j’ai reconnu que le discours d’ouverture prononçait exactement le même discours que celui prononcé lors d’un autre événement auquel j’avais assisté. En fait, quelqu’un que je connaissais s’est penché à mi-chemin pour me mentionner ce fait.

Pour éviter les contenus périmés ou non pertinents, demandez ce qu’implique réellement le processus de personnalisation de l’orateur. Déposer votre logo sur une présentation n’est pas la même chose que cibler leur contenu. Ils doivent comprendre ce que vous voulez réellement. Un jour, j’ai conçu un atelier d’inventaire des conflits pour l’équipe humaine d’une société de logiciels d’entreprise, puis j’ai réalisé lors de l’appel préparatoire qu’ils ne voulaient même pas que je suive une formation sur les conflits. Ils voulaient plutôt que je les équipe pour dispenser eux-mêmes la formation. Comprendre cela à l’avance m’a aidé à remodeler l’ensemble de la construction, des exercices jusqu’aux notes de l’animateur.

5. Comment vous adapter lorsqu’une session n’aboutit pas ?

Une autre fois, j’étais au milieu d’une séance d’atelier sur les limites et les soins personnels, sur le point de me lancer dans une activité de délégation, lorsque les commentaires du public ont révélé qu’ils ne savaient pas comment établir des priorités. Vous ne pouvez pas confier le travail tant que vous ne savez pas quel travail compte le plus, alors comment étaient-ils censés déléguer ?

Alors nous nous sommes arrêtés. J’ai mis les diapositives de côté, j’ai pris un tableau à feuilles mobiles et des marqueurs et j’ai construit un exercice de priorisation sur place. Nous sommes ensuite retournés à la délégation, et celle-ci a atterri parce que nous avions franchi le barrage routier.

De nombreux intervenants continuent de cliquer sur leur deck, indépendamment de ce qui se passe dans la pièce. Même si cela peut fonctionner pour un large public, les managers et les cadres participant à une session de formation peuvent savoir quand un animateur se contente de présenter un scénario et ne répond pas à leurs besoins.

Il est difficile de savoir à l’avance si un conférencier potentiel peut s’adapter à la volée, c’est pourquoi il est important d’aller au-delà d’une simple feuille, de vérifier les références et d’essayer de regarder une vidéo complète de ses présentations passées.

6. À quelle distance votre calendrier est-il réservé ?

Les conférenciers chevronnés remplissent leur calendrier chaque année, donc réserver tardivement réduit vos options à toute personne disponible. Essayez de commencer à rechercher des intervenants le plus tôt possible. Cela vous permet d’obtenir de bons prix sur les voyages et de planifier les appels pour aider l’expert à adapter son contenu à vos besoins.

Bien sûr, vous n’avez pas toujours suffisamment de temps pour planifier à l’avance, mais vous pouvez toujours prendre une meilleure décision en travaillant en étroite collaboration avec l’orateur sur son contenu. Une fois, j’ai accepté une réservation avec moins de deux semaines de délai, mais cela s’est bien passé parce que nous étions honnêtes sur ce qui était possible.

Si vous êtes confronté à un calendrier serré, vous pouvez également envisager d’organiser une session virtuelle, ce qui ouvre vos options, même si j’aimerais insister pour savoir si cet orateur peut réellement engager les gens à distance. Sinon, vos participants vivront votre événement comme une simple réunion de plus sur leur calendrier.

Réflexions finales sur l’embauche d’un conférencier professionnel

Les organisateurs que je respecte le plus abordent ce processus comme s’ils prenaient une décision d’embauche. Ils discutent avec plusieurs prospects avant d’en choisir un. Ils appellent des références. Ils demandent ce que disent réellement les données de l’enquête post-événement sur le dernier discours de la personne plutôt que de s’appuyer sur des témoignages. Lorsqu’ils abordent les choses de cette façon, certains concluent qu’ils n’ont pas du tout besoin d’un intervenant extérieur, ce qui peut être la bonne réponse.

Lorsque vous répondrez aux questions ci-dessus avant de signer quoi que ce soit, vous entrerez dans votre événement en sachant exactement qui et quoi vous avez réservé. De cette façon, votre public vivra une expérience productive et engageante. N’oubliez pas que vous avez ceci !

L’année dernière, un cadre d’une entreprise technologique m’a demandé si je pouvais prononcer un discours lors de l’événement du groupe de ressources pour les employés. Je savais qu’il y avait des conférenciers qui étaient mieux alignés sur leur programme pour les femmes, alors j’ai gentiment laissé passer l’opportunité et envoyé plusieurs autres noms à la place. Je suis un allié, mais je n’étais pas non plus la bonne personne pour cette étape. Leur public méritait quelqu’un qui puisse parler d’une expérience vécue.

J’ai animé des centaines de conférences, d’ateliers et de retraites sur la santé mentale au travail, l’épuisement professionnel et les limites, la communication et les conflits pour des organisations comme Amazon, Hewlett-Packard Enterprise, LinkedIn et WebMD, mais je garde toujours une liste d’orateurs auxquels je recommande les organisateurs, car le bon orateur sert mieux tout le monde. Les sessions décevantes sont généralement dues à un bon orateur se tenant devant la mauvaise salle.

Les six questions suivantes vous aideront à décider ce que vous souhaitez réellement recevoir en échange de votre investissement dans une enceinte et comment vous assurer d’obtenir la bonne.