C’est la décision que les fondateurs ont reportée jusqu’à ce que cela leur coûte cher. Vous attendez aussi ?

L’une des décisions qui peuvent déterminer si une entreprise en croissance évolue en douceur ou commence à se mettre à rude épreuve n’a pas grand-chose à voir avec le produit, le pitch ou le cycle de financement. Cela revient à quelque chose de bien moins excitant : construisez-vous l’épine dorsale opérationnelle de votre entreprise avant d’en avoir un besoin urgent, ou attendez-vous que les fissures commencent à apparaître et vous démenez-vous pour y remédier ?

Après plus de 32 ans dans ce secteur, j’ai vu de nombreuses entreprises attendre. Le problème est qu’attendre peut rendre la réparation éventuelle plus compliquée et plus coûteuse.

Je parle des mécanismes qui permettent à une main-d’œuvre de fonctionner : la paie, les avantages sociaux, la conformité, les systèmes de recrutement et les formalités administratives dont personne ne rêve lorsqu’on crée une entreprise. Au début, un fondateur peut être capable de gérer une grande partie personnellement, parfois avec un peu plus qu’un logiciel de base et une feuille de calcul. Avec une petite équipe, vous connaîtrez peut-être le nom de chacun et comprendrez chaque ligne de paie. Puis la croissance arrive, et la configuration qui fonctionnait pour une poignée d’employés risque de ne plus suffire.

La décision que personne ne met au tableau blanc

Les fondateurs passent naturellement beaucoup de temps à planifier leur croissance. Ils établissent la feuille de route du produit, les objectifs de vente, les besoins en recrutement et le prochain marché à pénétrer. Ce qui retient moins l’attention, c’est le moment où la gestion d’une main-d’œuvre croissante nécessite des systèmes et une expertise plus formels.

Ce point peut arriver rapidement. Un jour, vous approuvez un congé par SMS ou dans une discussion de groupe. Plus tard, vous pourrez avoir des employés travaillant dans plusieurs États, chacun avec des exigences d’enregistrement, de charges sociales, d’assurance chômage, de congés, de salaire et d’heures et autres potentiellement différentes.

La gestion des personnes ne dépend pas uniquement de la bonne volonté. Cela nécessite une structure, et les entreprises ont le choix du moment où mettre en place cette structure, ce qui peut aider les fondateurs à se sentir plus confiants dans leurs projets de croissance.

Reconnaître que les investissements précoces dans les infrastructures permettent une mise à l’échelle en douceur peut aider les fondateurs à se sentir plus confiants dans leurs projets de croissance, sachant qu’ils soutiennent de manière proactive l’avenir de leur entreprise.

Pourquoi les fondateurs intelligents attendent trop longtemps

Des personnes avisées et compétentes peuvent retarder cela pour des raisons qui semblent tout à fait rationnelles sur le moment.

Le premier est le coût. Construire des infrastructures signifie dépenser de l’argent aujourd’hui pour des problèmes qui ne sont peut-être pas encore urgents, mais retarder peut conduire à des solutions coûteuses plus tard, mettant en péril votre contrôle sur les dépenses et la croissance.

La même volonté de faire soi-même tout ce qui peut aider une entreprise à survivre à ses débuts peut devenir difficile à maintenir à mesure que l’entreprise se développe. Déléguer des responsabilités en matière de paie et d’avantages sociaux peut donner l’impression d’abandonner le contrôle, mais la mise en place de systèmes fiables et l’embauche de professionnels expérimentés peuvent aider les fondateurs à maintenir une surveillance tout en évoluant en toute confiance.

Le troisième est la visibilité. Les problèmes de ventes ou de trésorerie nécessitent généralement une attention immédiate. Les faiblesses dans l’administration ou la conformité des RH peuvent être faciles à ignorer jusqu’à ce qu’elles entraînent un non-respect d’une date limite, un classement incorrect, un problème avec un employé ou un autre problème coûteux.

À ce stade, vous ne prenez peut-être plus de décision délibérée concernant les infrastructures. Vous résolvez un problème urgent.

À quoi ressemble la construction précoce de la colonne vertébrale

Construire tôt ne signifie pas construire trop. Vous ne créez pas un service RH de cent personnes pour une équipe de 20 personnes. Vous mettez en place les éléments porteurs avant que l’organisation n’y accorde plus de poids.

Cela peut signifier des systèmes et des processus de paie fiables pouvant accueillir des employés dans plusieurs juridictions. Cela peut impliquer de développer un programme d’avantages sociaux compétitif, puisque les avantages sociaux peuvent jouer un rôle important dans le recrutement et la fidélisation des employés. Cela signifie avoir accès à des personnes ou à des systèmes qui peuvent aider à suivre les exigences d’emploi applicables à mesure que l’entreprise se développe dans de nouvelles juridictions. Et cela signifie créer un processus de recrutement et d’intégration que les managers peuvent suivre de manière cohérente sans que le fondateur n’ait à superviser chaque étape.

Vous avez également le choix quant à la manière d’y arriver. Vous pouvez embaucher un responsable des opérations ou des ressources humaines lorsque la charge de travail et la complexité le justifient. Vous pouvez externaliser des fonctions spécifiques telles que l’administration de la paie ou des avantages sociaux. Vous pouvez également travailler avec une organisation professionnelle d’employeurs, ou PEO, qui peut assumer certaines responsabilités en matière de paie, d’avantages sociaux, d’administration des ressources humaines et liées à l’emploi selon les termes de son accord avec le client.

Répondre délibérément à ces besoins peut aider les fondateurs à se sentir mieux préparés et en contrôle, plutôt que réactifs, et les rassurer sur la gestion efficace de la croissance.

Le prix à payer pour le boulonner plus tard

J’ai vu des entreprises fortes perdre du temps et de l’élan parce que leur croissance dépassait les systèmes qui soutiennent leur main-d’œuvre.

Des erreurs en matière de charges sociales ou des dépôts manqués peuvent entraîner des pénalités et des coûts supplémentaires, notamment des amendes et des problèmes juridiques. L’expansion dans un autre État sans enregistrement approprié peut entraîner des sanctions juridiques coûteuses, soulignant les risques de retarder les investissements dans les infrastructures.

Toutes les erreurs ne se transforment pas en crise et les conséquences varient considérablement selon les circonstances. Mais la résolution des problèmes de paie, d’avantages sociaux, de ressources humaines et de conformité une fois qu’ils se sont accumulés est rarement le domaine dans lequel la direction d’une entreprise en pleine croissance souhaite consacrer son temps ou ses ressources.

En fin de compte, la croissance révèle ce que l’entreprise n’a pas réussi à construire en cours de route. Une planification précoce peut donc aider les fondateurs à éviter des défis opérationnels inattendus et à se sentir plus à l’aise dans leur processus d’expansion.

Comment savoir que vous êtes prêt

Il n’existe pas de nombre universel d’employés auquel une entreprise ait soudainement besoin d’une structure RH ou opérationnelle plus sophistiquée. Recherchez plutôt des signes tels qu’une augmentation du temps de gestion consacré à l’intégration, un emploi dans plusieurs États ou des problèmes de conformité pour déterminer quand agir.

Peut-être que vous approuvez encore des décisions de routine que quelqu’un d’autre pourrait prendre en charge. Vous avez commencé à employer des personnes dans plusieurs États. L’embauche et l’intégration de nouveaux employés consomment plus de temps de gestion. Les questions de paie, d’avantages sociaux ou de conformité nécessitent de plus en plus une expertise que vous ne possédez pas en interne. Ou encore, vous avez déjà eu des difficultés avec une date limite de dépôt ou une exigence d’emploi dont vous ignoriez qu’elle s’appliquait à votre entreprise.

Ce sont des signes que les systèmes qui soutiennent votre main-d’œuvre méritent d’être examinés de plus près.

L’objectif n’est pas de construire une bureaucratie pour le plaisir. Il s’agit de mettre en place une structure suffisante pour que l’embauche d’employés, la pénétration de nouveaux marchés ou l’accélération de la croissance ne créent pas de risque opérationnel inutile.

La mise à l’échelle ne consiste pas seulement à aller plus vite. Il s’agit de bâtir une entreprise capable de gérer la vitesse supplémentaire. Prenez les décisions peu glamour le plus tôt possible, et les systèmes dont personne ne parle pourraient devenir parmi les plus importants que vous construisez.

L’une des décisions qui peuvent déterminer si une entreprise en croissance évolue en douceur ou commence à se mettre à rude épreuve n’a pas grand-chose à voir avec le produit, le pitch ou le cycle de financement. Cela revient à quelque chose de bien moins excitant : construisez-vous l’épine dorsale opérationnelle de votre entreprise avant d’en avoir un besoin urgent, ou attendez-vous que les fissures commencent à apparaître et vous démenez-vous pour y remédier ?

Après plus de 32 ans dans ce secteur, j’ai vu de nombreuses entreprises attendre. Le problème est qu’attendre peut rendre la réparation éventuelle plus compliquée et plus coûteuse.

Je parle des mécanismes qui permettent à une main-d’œuvre de fonctionner : la paie, les avantages sociaux, la conformité, les systèmes de recrutement et les formalités administratives dont personne ne rêve lorsqu’on crée une entreprise. Au début, un fondateur peut être capable de gérer une grande partie personnellement, parfois avec un peu plus qu’un logiciel de base et une feuille de calcul. Avec une petite équipe, vous connaîtrez peut-être le nom de chacun et comprendrez chaque ligne de paie. Puis la croissance arrive, et la configuration qui fonctionnait pour une poignée d’employés risque de ne plus suffire.